Ведення документації у Збройних силах України — це не формальність, а частина системи контролю, безпеки та відповідальності. Одним із найважливіших документів є Книга обліку втрат військового майна, що регламентується офіційним наказ 81 МОУ.
Замовити цей обліковий журнал можна в інтернет-магазині облікових журналів ЗСУ ukroblik.com.ua — офіційному постачальнику бланків і книг для військових частин, господарських служб та оборонних підприємств.

---

📋 Що таке книга обліку втрат військового майна

Книга обліку втрат військового майна — це основний документ для фіксації всіх випадків вибуття, пошкодження або знищення матеріальних цінностей, що належать військовим частинам.
Вона ведеться для забезпечення прозорості, контролю за збереженням матеріальних ресурсів та своєчасного відновлення втрат.

Журнал фіксує:

• втрати внаслідок бойових дій;

• пошкодження або списання через зношення;

• утилізацію обладнання, техніки, зброї;

• нестачі, виявлені під час інвентаризацій;

• відомості про відновлення або компенсацію втрат.

Книга є офіційним документом фінансово-господарського обліку у підрозділах Збройних Сил України, тому має встановлену форму та обов’язкові реквізити.

---

⚖️ Нормативна база: наказ 81 МОУ

Основним документом, який регламентує порядок ведення обліку втрат, є Наказ Міністерства оборони України №81 від 17 січня 2022 року.
Цей нормативний акт має повну назву — «Про затвердження Порядку списання військового майна у Збройних Силах України та Державній спеціальній службі транспорту».

Згідно з наказом 81 МОУ:

• усі втрати військового майна мають бути документально зафіксовані;

• кожен факт списання супроводжується службовими актами;

• відповідальність за ведення книги несе матеріально відповідальна особа;

• форма книги затверджена Міністерством оборони та має бути прошнурована, пронумерована й завірена печаткою частини.

Такий підхід забезпечує єдиний стандарт ведення документації у військових структурах, що важливо для прозорості звітності й контролю.

---

🪖 Для чого потрібна книга обліку втрат військового майна

В умовах воєнного стану та активних бойових дій, контроль за збереженням майна набуває особливої ваги.
Книга обліку втрат допомагає:

1. Визначати фактичні втрати матеріальних цінностей.

2. Аналізувати причини вибуття майна.

3. Вчасно оформлювати списання або відновлення.

4. Забезпечувати відповідальність посадових осіб.

5. Формувати звітність для вищих штабів та фінансових органів.

Цей документ — невід’ємна частина військової логістики, адже навіть невеликі неточності в обліку можуть призвести до порушень, що впливають на бойову готовність частин.

---

🧾 Як правильно вести книгу

Відповідальні особи

Книга заповнюється комісією з обліку матеріальних засобів, до складу якої входять представники служби забезпечення, бухгалтерії та технічного персоналу.

Обов’язкові реквізити

Кожна сторінка книги має містити:

• дату та номер запису;

• назву майна;

• інвентарний номер або шифр;

• кількість і вартість;

• причину втрати;

• рішення комісії щодо списання або відновлення;

• підпис відповідальної особи.

Порядок ведення

Всі записи здійснюються чітко, без виправлень, кульковою ручкою або у друкованій формі.
Після заповнення розділів, книга передається до фінансового відділу для перевірки й затвердження актів списання.

---

📚 Де придбати книгу обліку втрат військового майна

Щоб уникнути помилок у формі чи реквізитах документа, рекомендується купувати книги лише у спеціалізованих постачальників.
Офіційний інтернет-магазин ukroblik.com.ua пропонує сертифіковані журнали обліку для ЗСУ відповідно до чинних стандартів і наказів МОУ.
На сайті можна знайти:

• Книгу обліку втрат військового майна;

• Наказ 81 МОУ у друкованому вигляді;

• інші облікові журнали: видачі зброї, приймання пального, обліку особового складу тощо.

Кожен товар виготовлено на якісному офсетному папері, має тверду обкладинку, нумерацію сторінок і повну відповідність офіційним зразкам.

Основні положення та значення Книги обліку втрат військового майна

Книга обліку втрат військового майна є одним із ключових елементів організації чіткого контролю та обліку військового майна, яке втрачено, знищено або пошкоджено внаслідок бойових дій, аварій, стихійних лих чи інших надзвичайних ситуацій. Згідно з Наказом № 81 від 29.03.2021 «Про затвердження Порядку списання військового майна у Збройних Силах України та Державній спеціальній службі транспорту» ця книга передбачена як Додаток 6 до самого Порядку.
Основна мета — забезпечити прозорість і повноту інформації про кожен випадок втрати майна, зокрема з фіксацією обставин, підстав списання, відповідальних осіб та прийнятих рішень.

Чому це важливо

1. Юридична відповідальність і документування. Занесення випадків втрат до Книги дає змогу чітко простежити ланцюг обліку: коли була втрата, з яких причин, які документи оформлені, чи було проведено службове розслідування, чи винні особи встановлені. Без такого обліку могли б залишатись «сірі зони», коли майно «зникає» без сліду.

2. Фінансовий контроль. Майно, що втрачено чи зруйновано — це реальні витрати та втрати ресурсів. Облік у книзі дозволяє військовій частині чи іншій установі Міноборони оцінити масштаб втрат, підготувати документи для списання та передати інформацію до відповідних підрозділів фінансового обліку.

3. Аналітика та превенція. Збираючи статистику випадків втрат, аналізуючи причини, можна виявити слабкі місця в логістиці, зберіганні, експлуатації майна та впровадити превентивні заходи — наприклад, покращити умови зберігання, удосконалити інвентаризацію чи навчити персонал.

4. Відповідність законодавству. Наказ № 81 є нормативно-правовим підґрунтям для списання майна, а Книга — одним з документів, забезпечуючих належне оформлення цього процесу. Відсутність записів або неналежне ведення можуть призвести до порушень, в тому числі матеріальної відповідальності посадових осіб.

Структура книги та ключові графи

Книга обліку втрат військового майна має певну типову структуру, передбачену додатком до Порядку. У ній зазвичай відображаються такі дані:

• порядковий номер запису;

• дата та місце виявлення чи фіксації втрати;

• найменування військового майна, що втрачено/знищено;

• заводський номер або інші ідентифікаційні ознаки майна;

• кількість одиниць (за потреби);

• причина втрати/знищення чи пошкодження;

• чи було винесено рішення про списання; дата наказу; номер документа;

• відповідальна особа (посада, прізвище);

• зауваження або додаткові коментарі (наприклад, чи винна особа встановлена, чи ведеться службове розслідування).
  Такий підхід забезпечує повноту облікових записів і одночасно створює можливість для перевірки, аудиту.

Практичні поради при веденні

• Підрозділ або служба, відповідальна за облік військового майна, має щомісяця перевіряти наявність і стан майна, виявляти випадки втрат і вчасно вносити записи до Книги.

• У разі втрати майна через бойові дії, аварію чи зруйнування — бажано додавати супровідні документи: рапорти, акти, фотоматеріали, висновки комісії.

• Ведення Книги має бути скоординоване з веденням інших облікових книг — наприклад, книг обліку військового майна, книг реєстрації інспекторських посвідчень тощо. Це дозволяє уникнути дублювання чи розбіжностей.

• При переході на нову редакцію Порядку списання майна (наприклад, зміни, внесені наказом № 571 від 29.09.2023) слід перевірити, чи не змінились вимоги до форми чи порядку ведення Книги.

• Книга має бути захищеною від випадкового чи навмисного видалення записів: бажано, щоб вона була пронумерована, підшита, з надписом про початок дати ведення. Наприклад — «Розпочата „___“ _______20 року».

---

Зв’язок із Наказом № 81 та механізм списання майна

Наказ № 81 встановлює механізм списання військового майна у тому числі втраченого чи знищеного. Зокрема, у Розділі I цього Порядку (Наказ № 81) зазначено, що книгу обліку втрат майна затверджено як Додаток 6.
Списання майна здійснюється лише після оформлення відповідних документів та, за необхідності, надання інспекторського посвідчення.
Такий порядок забезпечує, що жодна одиниця майна не буде списана «з рук» без документального оформлення, і що втрати-чекання враховані та не зникають з обліку.

Етапи списання майна

1. Виявлення втрати чи знищення майна: командир військової частини або інша посадова особа отримує інформацію про подію.

2. Формування комісії чи служби, яка провадить розслідування або оцінку обставин: чи сталося це через бойові дії, технічну несправність, або іншу причину.

3. Заповнення книги обліку втрат військового майна: запис про факт, його опис, причина, дата, відповідальна особа.

4. Оформлення акта списання майна (згідно з відповідним додатком Порядку): зазначається, що майно вилучається з обліку.

5. Передача документації до служби забезпечення або бухгалтерії для фінансового оформлення списання.

6. Занесення до книги реєстрації списання або реєстрацію акта списання.
   Цей процес забезпечує повний цикл — від виявлення втрати до її документального оформлення в обліку.

Практичні нюанси

• У випадках бойових дій, коли майно втрачено чи знищено внаслідок військової агресії, можуть застосовуватись спрощені процедури, передбачені методичними рекомендаціями до Наказу № 81

• Якщо майно втрачено внаслідок дій військовослужбовців або персоналу, можлива матеріальна відповідальність — запис у Книзі, а також відповідні рішення комісії чи посадових осіб.

• Ведення Книги має здійснюватись в паперовому (або за погодженням — електронному) вигляді з обов’язковим підписом відповідальної особи та печаткою військової частини.

• Перехід до нової редакції Порядку або внесення змін означає, що старі книги обліку треба закрити, а нові — зареєструвати відповідно. Наприклад, зміни до Порядку затверджено наказом № 288 від 06.05.2024.

Книга обліку втрат військового майна — це не просто формальний документ. Це інструмент системного обліку, контролю, аналізу та відповідальності. Завдяки їй підрозділ чи служба мають можливість прозоро врахувати кожен випадок втрати, провести службове розслідування, здійснити списання за встановленими правилами та забезпечити належний облік у відповідності до Наказу № 81.
Саме через таку системність забезпечується ефективне управління військовим майном, зменшення втрат ресурсів, підвищення відповідальності персоналу і, в кінці кінців, — зміцнення обороноздатності.
Якщо ви впроваджуєте або супроводжуєте процес обліку та списання майна у військовому контексті, рекомендовано регулярно перевіряти, чи ведеться Книга обліку втрат правильно, своєчасно та чи відповідає вона чинній нормативній базі.